あまり多いことではないかと思いますが、最近は法対応のなかで就業規則または諸規程を変更することがあると思います。
大企業などではもちろん組合に対して意見を聞き、同意を得て変更することになります。
しかし、組合のない中小企業の場合は従業員代表と話をして同意を得て変更するわけですが、まずこの「従業員代表」を誰にするか？から結構大変です。
というのも、従業員代表をやりたくないっていう人が多い。
学級委員と一緒で、とりあえず誰かがやってくれてその他大勢の方がラクですから、当たり前って言えば当たり前です。
この従業員代表は、ちゃんと選出しないと36協定をはじめとした各種協定なども無効と言われると会社は大変です。
従業員代表は公正な方法で選出しなければならないのと、管理監督者はなれません。
それはそうですよね、会社にとって都合の良い人を代表にしたら意味がありませんから。
公正な方法で選出というのは、例えば投票や挙手などで従業員の過半数によって選ばれる必要があります。
なので、「とりあえずお前やっとけ」っていうのはNGです。
なのでちゃんと記録も残して、選出しましょう。
それで従業員代表が決まったら、従業員代表に就業規則などの変更点を説明して意見書を貰えば、あとは労働基準監督署に書類を提出して従業員に周知すれば変更は可能です。
良くなることや軽微の変更、法律が変わったことによるもの等であれば問題にはなりませんが、従業員にとって都合の悪いこと所謂不利益変更となるとちょっと気を付けなければいけません。
不利益変更とは、簡単に言えば給料が現状より下がるようなルールにしたりすることです。
この不利益変更には、労働契約法に就業規則による不利益変更の原則禁止のルールというものがあり、原則として不利益に変更することはできないのですが、変更の内容が合理的でかつ変更後の就業規則を周知さえていた場合に限り、認められています。
なので、一般的には同意書を書いてもらうことで対応することが多いのですが、裁判で同意が無効と言われることがあります。
ということで、今回のタイトルにあるようにどこまで説明するのが良いかということです。
もちろん、従業員ひとりひとり個別に話をして同意を貰うのがリスク対策としては理想でしょう。
しかし、そんなことをやっていたら一定以上の従業員のいる会社ではなかなか難しいと思います。
そうなると、現実的なものは
- 説明会の開催
- 規程だけでなくわかりやすいように新旧の違いがわかるものを用意する
- 個別に質問や疑問などをメールなどで貰う
なんてところでしょうか。
説明会の開催は、従業員代表にはもちろんやらなければいけないと思います。
何も意見を聞いていないと言われては困りますので、最低そこはやりましょう。
また、規程をみんなの見れるところに置いたからみんな理解してるっていうのはちょっと乱暴だと思いますので、今回の改定はこういうことですというわかりやすいものを用意してあげるのも大切だと思います。
そのうえで個別の質問などを回答してあげれば100点とは言いませんが、大体良いのではないでしょうか。
それと、そもそもの就業規則の変更に無理はないか、現実的に受け入れてもらえそうなものかというところは非常に大事になります。
給与が下がる人が出るにしても、経過措置なども検討する必要があります。
例えば、来月から月給が5万円減るけど我慢してねって言われて納得する人は少ないと思います。
事情の説明や基本給は減るけど○○手当は増えるから…とか、3年後にはとかいくつか考えられるものがあると思います。
変えることが目的になってしまうと、あとで痛い目を見ることもあるだけに、納得感は大切にしておいた方が良いと思います。
裁判になってしまっては労使とも良いことは一つもありませんから。
